På ekonomiavdelningen förändras siffrorna varje dag. Intäkter bokförs, kostnader granskas och budgetar justeras. Nya system införs, regelverk skärps och strategier omformas. Men mitt i allt finns något som aldrig ändras – balansprincipen.
Balansprincipen säkerställer att alla affärshändelser redovisas på ett sätt som bevarar jämvikten i företagets ekonomiska ställning. Fascinerande att denna princip utvecklades redan 1494 och gäller än.
Det kan få en att både fundera på vad som är konstant i en föränderlig värld och hur människan påverkas.
Tillbaka till dåtidens konferensrum
Låt mig ta med er på en tidsresa. Ett konferensrum på en Finlandsfärja någon gång i början av 2000-talet. En grupp medarbetare inom ekonomi och lön på tio personer, och jag, relativt nybliven chef för gruppen. Konferensrummet som ligger på däck nummer åtta, har vinröda heltäckningsmattor och dito sammetsgardiner. Det är fullt utrustat med både overheadapparat och blädderblock. Post-it-lappar i olika färger ligger i små högar på borden. Möblering i U-form med öppningen vänd mot ledaren och oh-apparaten. Det bästa när man vill få gruppen att interagera, hade jag läst. Hoppas att det fungerar, tänkte jag när jag en stund innan förberedde mig. I väskan hade jag med mig nya, uppdaterade OH-bilder. Jag drog isär sammetsgardinerna och en fantastisk havsutsikt visade sig. Detta kommer säkert att hjälpa till för att skapa energi och kreativitet i gruppen, hoppades jag.
Ekonomiavdelningen hade sett fram emot konferensen i veckor. Två hela dagar med genomgångar av avdelningens mål, processer och framtidsplaner – och en kväll med buffé, dans och färgglada drinkar. Företagets telefonväxel var informerad att alla medarbetare var på konferens och att ingen kunde nås dessa dagar. Om det var något kritiskt som hände så hade vi en personsökare med oss.
Redan vid incheckningen på båten började stämningen höjas. Janne från redovisningen hade packat en kostym, men glömt skjortan. Carina från löneavdelningen försökte förklara för receptionen att företaget absolut behövde skrivet kvitto på alla inköp, inklusive drinkinköp, för att kunna bokföra korrekt.
Konferensen började ambitiöst med att vi gick igenom årets resultat och utfallet på revisorernas senaste granskning. Därefter följde det sedvanliga grupparbetet om våra styrkor och svagheter.
Ett oväntat inslag
Sedan är det dags för en annan programpunkt, ett helt oprövat kort.
Jag inledde:
- Nu har vi varit väldigt mycket här och nu och även blickat bakåt på föregående år. Det är dags att blicka framåt. Rejält framåt! Uppgiften är att skriva ett brev till er själva i framtiden. Tänk en tidshorisont på låt säga tjugu år. I brevet kan man beskriva hur känner du dig idag, vilka mål har man uppnått, vilka utmaningar har man mött. Passa också på att ge ditt framtida jag några uppmuntrande ord. Hur tog du dig till den framtida positionen?
Därefter fick alla var sin exklusiv kulspetspenna och ett fint brevpapper och uppmanades att skriva på valfri plats. Återsamling var om två timmar.
Jag var osäker på hur denna övning skulle tas emot, men alla verkade positiva och gruppen skingrades.
Kreativitet i förändringens tid
Då gruppen ett par timmar senare återsamlas möts jag av kraft och engagemang. Alla hade skrivit brev. Den ena efter den andra läste upp sina brev. Roliga och innehållsrika med de mest fantastiska beskrivningar över den framtida ekonomifunktionen. Man beskrev hur ekonomifilerna inte längre behövde stansat in i systemet utan kom in per automatik. Mycket var så automatiserat och enkelt att man till och med kunde arbeta utanför kontoret. En medarbetare beskrev att hon låg på en strand i Spanien och hanterade leverantörsfakturorna därifrån. Det skrattade vi åt! Vi som tillbringade minst åtta timmar om dagen på kontoret. Eftersom mycket standardiserat arbete försvunnit så kunde man ägna sig mer åt analys. Inte heller behövde man invänta att nattens uppdatering av huvudboken skulle göras då uppdatering gjorde nu i realtid. De stora högarna med blålinjerat ”pyjamaspapper” kom ingen längre ihåg.
Inte heller våra kära bokföringsstämplar och stora pappershögar fanns kvar. Vilken dröm enades vi om!
Men vad skulle vi då göra med all den tid vi sparat in? Analysera resultatet mer, tyckte någon. Arbeta sex timmar per dag, med bibehållen lön, tyckte en annan. Flera beskrev att man lyckats nå denna nya framgång och utveckling genom samarbete, uthållighet och en stark gruppgemenskap.
Känslan var att när vi tillsammans skapat utrymme för att våga tänka nytt så blomstrade idéerna. Gruppen var också trygga med varandra vilket bidrog till att man på ett avspänt sätt våga dela med sig av sina tankar.
Nu är det många år sedan vi skrev brev till framtiden men jag tänker ofta på det. I många fall har det man då önskade och drömde om blivit verklighet.
Den största skillnaden mellan idag jämfört med i början av 2000-talet är den teknologiska utvecklingen och hur digitalisering, automatisering och globalisering har omformat ekonomiavdelningarnas arbete. Arbetsmetoder och processer har blivit snabbare, mer effektiva och mer transparenta. Samtidigt har regler och krav har blivit mer komplexa. Ekonomiavdelningar tar nu en mer strategisk roll i företagen och är engagerade i globala frågor som hållbarhet och socialt ansvar. En annan viktig förändring är att allt fler medarbetare jobbar hemifrån i varierande grad
Teknikens framfart – men vad består?
De konstanta mänskliga behoven består. Människor behöver träffas och ha sociala interaktioner för att må bra, eftersom dessa interaktioner ger emotionellt stöd, stärker vår självkänsla, minskar stress, främjar fysisk och mental hälsa samt ger oss en känsla av tillhörighet och meningsfullhet. Sociala band och mänsklig kontakt är avgörande för att vi ska känna oss lyckliga, trygga och mentalt friska.
Att skapa en stark grupp när medarbetare arbetar på distans handlar om att bygga förtroende, ha bra kommunikation, ge rätt stöd och skapa en kultur där alla känner sig inkluderade och motiverade. Flexibilitet och resultatfokus är också viktiga för att få ihop ett team som trivs och presterar bra.
Man behöver alltså sträva efter en balans mellan det digitala och det mänskliga. En miljö där man ser varandra, tillåter misstag och främjar nya tankar.
Einstein sa: ”Vansinne är att göra samma saker om och om igen och förvänta sig olika resultat”.
Så låt oss fortsätta att våga prova nya vägar, utmana oss själva och varandra. Med bibehållen balans, såväl bokföringsmässig som mänsklig.
