Vilket resultat skulle du få om du gick in i en bar på en spansk semesterort och sa ”en öl tack”? Förmodligen ett frågande uttryck och sedan kalla handen. Självklart vet alla att man anpassar språket när man är på semester för att få fram sitt budskap och minimera missförstånd. Varför envisas då många verksamhetsnära controllers att kommunicera med sina mottagare eller samarbetspartners på ”sitt eget språk”?
Kommunikation för controllers
Kanske sticker jag ut hakan lite men baserat på nästan 20 års erfarenhet skulle jag påstå att en verksamhetsnära controllerroll, eller Strategic Business Partner (ett begrepp som min bror, också verksam som ekonomikonsult, försöker etablera) kan vara avgörande för ett företags ekonomiska hälsa. Beroende på bolagsstruktur och storlek passerar de flesta informationsflöden oss controllers, vi analyserar data, skapar rapporter, belyser risker och möjligheter och ger rekommendationer som hjälper till att styra företaget i rätt riktning. Vi controllers måste kunna förmedla informationen på ett sätt som är tydligt och begripligt för olika intressenter inom bolaget. Därför menar jag att kommunikation är en central färdighet för verksamhetsnära controllers. Men hur väl vi kommunicerar kan vara skillnaden mellan framgång och missförstånd.
Anpassa budskapet till målgruppen
För att vara effektiva måste vi controllers först förstå vem vi kommunicerar med och sedan anpassa budskapet efter målgruppen. När man rapporterar till företagsledningen är det viktigt att fokusera på strategiska insikter och övergripande finansiella trender, snarare än tekniska detaljer. För avdelningschefer kan mer operativa detaljer och specifika rekommendationer vara nödvändiga. Det är avgörande att använda ett språk som mottagarna förstår och kan relatera till då de kanske inte har samma djupa förståelse för finansiella termer. Undvik teknisk jargong, använd hellre ett mer vardagligt språk. Istället för att säga ”kvartalsvis volatilitet i EBITDA-marginalerna”, kan man säga ”våra vinster har varierat under de senaste tre månaderna”. Detta gör det lättare för ens målgrupp att förstå och agera på informationen.
Visualisering och berättande
Inom management consulting -världen pratar man mycket om ett begrepp som heter ”storytelling” men vad innebär det i praktiken för en controller? Jag ser dagligen controllers som kommunicerar med hjälp av omfattande excelfiler som innehåller stora tabeller bestående av tusentals celler och komplexa formler vilket kan vara överväldigande för mottagaren. Istället för att skapa ett tätare samarbete skapar vi ett gap. Använd därför hellre visuella hjälpmedel som diagram och grafer, vilket kan göra finansiell information mer lättförståelig och engagerande. En väl utformad graf kan snabbt förmedla viktiga insikter och trender. Därför bör ambitionen för oss controllers vara att vi ska vara lika starka i Powerpoint, eller andra presentationsprogram, som Excel. Att använda storytelling för att sätta finansiella data i ett sammanhang kan också vara effektivt. Genom att koppla data till konkreta händelser eller projekt kan controllers göra sina analyser mer relevanta och intressanta.
Bygg förtroende och relationer
För att kommunikation ska vara effektiv måste vi även bygga förtroende hos och relationer med våra mottagare. Detta kan bland annat göras genom att vara tydlig med antaganden, metoder och källor samt att erkänna osäkerheter och begränsningar i analyserna. Att vara öppen för frågor och feedback kan ytterligare stärka trovärdigheten och förbättra kommunikationen. Ytterligare ett verktyg som fungerar väldigt bra, men som används alldeles för sällan, är humor. Ett välplacerat skämt kan bryta isen och göra även den torraste ekonomiska rapporten mer engagerande eller ett budgetmöte lite mer produktivt. Att våga vara lite rolig visar också att vi är mänskliga och inte bara ”number crunchers”.
Mottagaren i fokus
Effektiv kommunikation är avgörande för oss controllers för att säkerställa att finansiella data och analyser förstås och används korrekt inom organisationen. Ingen uppskattar en rapport som är längre än en genomsnittlig roman. Genom att anpassa budskapet till målgruppen, använda punktlistor och sammanfattningar, experimentera med visuella hjälpmedel och berättande, bygga förtroende och kontinuerligt utveckla sina kommunikationsfärdigheter kan controllers bidra till bättre beslutsfattande och ekonomisk styrning. En positiv bieffekt blir också att man kan öka sitt inflytande inom organisationen.
Så nästa gång du sitter i ett budgetmöte eller drar senaste månadsresultatet inför ledningsgruppen, testa att säg ”una cerveza por favor”.
